A la fin de l’année 2022, plus d’un million de salariés travaillaient en contrat d’alternance.
Contrat fortement soutenu, l’alternance présente de nombreux avantages pour l’employeur et pour l’alternant.
Toutefois, le recrutement d’un alternant est conditionné à la réalisation de démarches administratives que l’employeur doit connaître.
📣 ROBIN vous présente les étapes clés de l’embauche d’un alternant et vous explique les démarches à réaliser.
📍 Étape 1 : Déterminer le type de contrat
Au préalable, il est nécessaire pour l’employeur de bien faire la différence entre le contrat d’apprentissage et le contrat de professionnalisation.
Ces deux contrats sont regroupés sous le terme d’« alternance » car ils permettent au salarié de travailler à temps partiel en parallèle de sa formation.
🔍 Toutefois, ils présentent des différences importantes, notamment :
Ils ne s’adressent pas à la même tranche d’âge :
La rémunération minimale n’est pas la même :
👉 Vous pouvez consulter les grilles de rémunération de ces deux types de contrat sur cette page gouvernementale.
⚠️ Attention, il est possible que la convention collective de l’entreprise prévoit un salaire minimum, appelé « SMC » plus élevé que le SMIC. Dans ce cas, l’employeur doit se référer au SMC et non au SMIC.
💡 A savoir, le type de contrat, sous lequel le candidat peut être embaché, est déterminé par le type de diplôme qu’il prépare. Ainsi, il est essentiel lors de l’entretien de poser la question au candidat du type de contrat qu’il peut conclure. L’employeur n’a souvent pas le choix du type de contrat.
📍 Étape 2 : Vérifier la prise en charge par l’OPCO
Chaque entreprise relève d’un opérateur de compétence, appelé « OPCO ».
Cet organisme a pour mission d’assurer le financement des formations des salariés, et principalement des contrats d’alternance.
👉 Pour déterminer l’OPCO dont l’entreprise relève, il faut connaître la convention collective qui lui est applicable. Ensuite, il est possible d’utiliser ce moteur de recherche gouvernemental.
Une fois que l’OPCO est déterminé, il faut s’inscrire auprès de lui en suivant sa procédure d’inscription.
Dès lors que l’entreprise est inscrite, elle peut consulter les critères de financement de son OPCO, généralement accessibles sur le site internet.
L’OPCO propose plusieurs financements, notamment le financement des frais de scolarité de l’alternant. Toutefois, selon la branche à laquelle l’entreprise appartient, le montant du financement peut ne pas couvrir l’ensemble des frais de scolarité. 🔍
💡 A savoir, il est recommandé de vous renseigner directement auprès de l’OPCO, en leur indiquant le code diplôme ou RNCP du candidat que vous souhaitez embaucher. Ainsi, vous pourrez avoir le montant précis du financement accordé par votre OPCO.
Si le montant financé ne couvre pas la totalité des frais de scolarité, l’employeur devra payer au centre de formation (CFA) le reliquat correspondant.
📍 Étape 3 : Établir et signer le contrat d’alternance
Dès lors que l’entreprise a choisi de recruter l’alternant et qu’elle s’est renseignée sur le niveau de prise en charge par son OPCO, elle peut confirmer sa volonté de recruter cette personne auprès de son centre de formation.
Généralement, le centre de formation enverra les documents contractuels à compléter et à signer, à savoir :
💡 A savoir, il est nécessaire de prêter une attention particulière à bien remplir ces deux documents car le financement par l’OPCO dépendra de leur validité.
Il faut, notamment, bien déterminer si la rémunération doit être déterminée en fonction du SMIC ou du SMC ainsi que le pourcentage applicable.
⚠️ Attention, un contrat d’apprentissage doit débuter au plus tôt 3 mois avant le début de la formation et au plus tard 3 mois après le début de la formation. Il existe très peu de dérogations.
📍 Étape 4 : Transmettre le contrat à l’OPCO
Une fois que ces documents sont remplis et signés par tous, l’employeur doit les transmettre à son OPCO. Généralement, les OPCO disposent d’une plateforme numérique permettant de faire la demande de financement du contrat en ligne.
💡 A savoir, vous pouvez vous renseigner sur la procédure à suivre directement auprès de votre OPCO.
L’OPCO étudie alors la demande de financement et la validité du contrat.
📍 Étape 5 : Obtenir le financement des frais de scolarité par l’OPCO
Après étude du contrat, l’OPCO notifie son accord ou son refus de financement à l’employeur. 🔍
En cas de financement en totalité des frais de scolarité, l’employeur n’a rien à faire. L’OPCO règle directement les frais de scolarité au centre de formation.
En cas de financement partiel des frais de scolarité, l’OPCO règle sa partie au centre de formation et l’employeur est tenu de verser le reliquat dans les conditions prévues avec le centre de formation et inscrites dans la convention de formation.
📍 Étape 6 : Obtenir le financement du salaire de l'alternant par l’ASP
Depuis quelques années, des dispositifs d’aide existent pour soulager l’employeur d’une partie du salaire de l’alternant.
Pour tout contrat d’apprentissage signé, l’employeur peut percevoir une aide financière de 6 000€ pour la première année du contrat. Cette aide est versée mensuellement à l’employeur par l’Agence de services et de paiement (ASP)
Pour la conclusion d’un contrat de professionnalisation avec une personne de moins de 30 ans, l’employeur peut percevoir une aide financière de 6 000€ pour la première année. Cette aide est versée mensuellement par l’ASP.
👉 Il existe d’autres aides selon le profil de la personne recrutée en contrat de professionnalisation. Vous pouvez les consulter sur cette page gouvernementale.
Après étude du contrat, l’OPCO transmet automatiquement le dossier à l’ASP qui prend contact avec l’employeur par mail afin de lui permettre de créer un compte sur la plateforme SYLAé.
Une fois le compte SYLAé créé et les coordonnées bancaires de l’entreprise transmises, le versement de l’aide est automatique jusqu’à la fin de la première année.
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