21%. C’est le pourcentage d’entreprises qui ont adopté une solution de signature électronique, selon une enquête réalisée sur l’évolution des usages de la signature électronique par YouGov.
Devenue indispensable pendant la crise sanitaire, la signature électronique présente des avantages indéniables de gain de temps pour les entreprises et leurs clients et devient un outil indispensable. 📌
Il existe aujourd’hui de nombreuses solutions de signature électronique. Pour s’assurer d’avoir fait le bon choix, il convient de vérifier si la solution choisie permet de respecter certaines précautions permettant de reconnaître la valeur juridique de la signature.
📣 ROBIN vous précise les préconisations à prendre pour assurer la validité des documents signés par la voie électronique.
✔️ Quels documents peuvent être signés électroniquement ?
Tous les types de documents commerciaux, sociaux et administratifs, qu’ils soient des contrats, des devis, des documents comptables, peuvent être signés par voie électronique.
🤔 Par exemple, peuvent être signés électroniquement un contrat de vente, un bon de commande, une facture, un contrat de travail, …
✔️ Quelle est la valeur juridique de la signature électronique ?
La valeur juridique de la signature électronique est reconnue depuis 2000.
👉 La réglementation distingue 3 niveaux de sécurité de la signature électronique :
Or, n’est reconnue avoir la même valeur que la signature manuscrite sur papier uniquement la signature électronique qualifiée.
🚨 A savoir, il faut faire attention à ne pas confondre la signature électronique avec la signature scannée. La signature scannée, c’est-à-dire une signature manuscrite numérisée, peut ne pas se voir reconnaître de valeur et conduire à une remise en cause de la validité du document.
Par exemple, l'existence d’un contrat de vente signé par un copier/coller d’une signature manuscrite numérisée peut être remise en cause si aucun élément ne peut corroborer l’intention des signataires de conclure le contrat.
🔎 Ces éléments corroborant la volonté de signer le contrat sont par exemple, l’exécution du contrat ou le mail accusant réception du contrat signé.
✔️ Quels gages doit présenter la solution de signature électronique ?
La solution de signature électronique doit permettre de s’assurer de l’identité du signataire et de l’impossibilité de modifier le document entre l’envoi pour signature et la signature et après la signature.
En effet, le risque de la signature par voie électronique est que le signataire modifie les termes indiqués dans le document, avant d’y apposer sa signature, afin de s’accorder de meilleures modalités.
Enfin, la signature électronique doit permettre de vérifier l’authenticité du consentement des signataires, c’est-à-dire de garantir que les deux signatures sont d’accord. 📌
Ainsi, la solution de signature électronique ne doit pas rendre possible la réutilisation de la signature apposée sur le document pour l’apposer sur d’autres documents.
✔️Quelles sont les conséquences de la contestation de l’authenticité d’une signature ?
Un des signataires peut contester être l’auteur de la signature apposée sur un document et peut engager une procédure de vérification d’écriture.
En ce cas, les documents de preuve édités lors de la signature du document devront être présentés.
Les documents de preuve sont réputés fiables par la loi lorsque :
Il est donc fortement conseillé de conserver les documents de preuve électronique délivrés par la solution de signature électronique une fois le document signé.
👉 Parfois, les solutions de signature électronique génèrent des documents de preuve contenant les données biométriques du signataire, fournissant une preuve forte de l’identification du signataire et de la validité de sa signature. Il convient de conserver également précieusement ces documents.
Si la signature du document est contesté, un des signataires pourrait refuser d’exécuter les obligations qui en découlent : payer le prix, mettre à disposition le bien, …
💡A savoir, si un de vos partenaires commerciaux contestent avoir signé électroniquement un document et refuse d’exécuter ce qui est attendu de lui par ce document, il est fortement recommandé de solliciter les conseils d’un avocat.
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