Lorsqu'une entreprise décide de changer de local professionnel, il est essentiel de connaître les démarches administratives à effectuer pour assurer une transition en douceur.
📣 ROBIN vous explique comment anticiper le changement de locaux professionnels.
📌 L’ancien local
- Résiliation du bail : La première démarche administrative à entreprendre est la résiliation du bail de votre ancien local. Il est important de respecter les conditions stipulées dans le contrat de location, telles que le préavis à donner au propriétaire. Vous devrez généralement informer le propriétaire par écrit de votre intention de résilier le bail et fixer une date précise de départ.
- Changement d'adresse : Informez tous les organismes et les parties concernées de votre changement d'adresse. Cela inclut les fournisseurs de services tels que l'électricité, l'eau, le téléphone, Internet, ainsi que les administrations, les clients et les partenaires commerciaux. Mettez à jour vos coordonnées sur tous les documents officiels, notamment les factures, les contrats et les cartes de visite.
- Transfert des services : Veillez à organiser le transfert ou la résiliation des services liés à votre ancien local. Contactez les fournisseurs d'électricité, de gaz, d'eau, de télécommunications, etc., pour planifier la fermeture des comptes à votre ancienne adresse et le transfert des services vers votre nouveau local. Assurez-vous également de régler toutes les factures impayées avant de quitter les locaux.
- Fermeture de l'ancien local : Avant de quitter définitivement votre ancien local, assurez-vous de prendre toutes les mesures nécessaires pour fermer les comptes, notamment en ce qui concerne les fournisseurs de services. Réalisez un inventaire de vos biens et assurez-vous qu'ils sont en bon état ou organisez leur déménagement vers votre nouveau local.
📌 Le nouveau local
Lorsque vous vous installez dans un nouveau local professionnel, certaines démarches administratives sont à effectuer pour vous assurer que votre activité se déroule sans problème.
- Signature d'un nouveau bail : Si vous n'êtes pas propriétaire du nouveau local, il sera nécessaire de signer un nouveau bail avec le propriétaire. La signature en amont de la résiliation effective permettra de réaliser, sans accroc, les démarches administratives.
- Changement d'adresse : Comme mentionné précédemment, informez tous les organismes et les parties prenantes de votre nouvelle adresse. Mettez à jour vos coordonnées sur tous les documents officiels, y compris les registres des entreprises, les licences, s’il y a lieu, les comptes bancaires et les assurances. Informez vos clients, fournisseurs et partenaires commerciaux de votre nouvelle localisation.
- Transfert des services : Contactez les fournisseurs de services pour organiser le transfert de vos services essentiels vers votre nouveau local. Cela comprend l'électricité, l'eau, le gaz, le téléphone, Internet et d'autres services spécifiques à votre activité. Assurez-vous de bien coordonner les dates de résiliation des services à votre ancienne adresse et de mise en service à votre nouvelle adresse.
- Aménagement du nouveau local : Avant d'inaugurer votre activité dans le nouveau local, assurez-vous qu'il est adapté à vos besoins. Effectuez les travaux d'aménagement nécessaires, installez votre mobilier et votre équipement, et procédez à la mise en place de votre infrastructure informatique. Assurez-vous également de respecter les normes de sécurité et de conformité en vigueur.
Il convient d’anticiper le changement de local professionnel, d’autant plus s’il est indispensable à l'exercice de l’activité. Le roulement entre les deux locaux, l’ancien et le nouveau, doit être sans embûche.
Les anciens locaux doivent être remis en état afin de ne pas retarder la sortie des lieux.
Les nouveaux, quant à eux, doivent être aménagés rapidement afin qu’il n’y ait pas de creux dans l’activité. Les contrats des fournisseurs de services doivent donc, bel et bien, être opérationnels.
